¿Automatización en Finanzas y Contabilidad? 5 mejores casos de uso
Publicado el 12-05-2022 por KuFlow
Credits: RawPixel
El procesamiento manual de datos, especialmente todo lo que involucra gestionar números, tiene una alta probabilidad de error humano. Pero el proceso no únicamente requiere mucho tiempo, sino que también es muy costoso. La solución a este problema es la automatización de procesos de negocio.
La tecnología está evolucionando rápidamente y puede manejar datos de una manera más eficiente y económica en comparación con el trabajo humano. Esa es la razón por la que alrededor del 80 % de los líderes financieros han implementado o tienen previsto implementar la robótica en sus procesos de negocio.
De hecho, y según el Foro Económico Mundial, los trabajos de operador de datos han sufrido una disminución de casi el 40% en los últimos diez años. Es más, los empleados de contabilidad se encuentran entre los puestos que se espera que disminuyan en los próximos años.
Sin embargo, la hiperautomatización no está necesariamente relacionada con despidos. En realidad, la automatización de procesos de negocio y la transformación digital pueden reducir el papeleo burocrático o el exceso de correos electrónicos a través de simplificar tareas para sacar lo mejor de cada empleado. Con herramientas de automatización como KuFlow, puede aliviar al personal para brindar un servicio adicional a sus mejores clientes.
Casos de uso en finanzas
Exploremos algunos de los mejores casos de uso en finanzas que seguramente merecerán la inversión que su empresa puede hacer
Facturación masiva
El procesamiento de facturas es una tarea repetitiva y tediosa, especialmente cuando se deben tener en cuenta muchas reglas comerciales, precios y descuentos diferentes.
Todas las organizaciones centradas en el cliente luchan por crear facturas correctas, en los formatos requeridos por cada cliente en cada instante. La automatización puede asumir esa tediosa tarea repetitiva al tiempo que garantiza que se cumplan todos los requisitos comerciales, incluidas las fechas, el formato, las condiciones de aprobación y otros requisitos.
Procesamiento de pagos
Todas las organizaciones a menudo están inmersas en la gestión de entradas y salidas de efectivo. Las tareas repetitivas de crear pagos y enviar confirmaciones a los proveedores, tras la aprobación de los gerentes de departamento, pueden ser tan monótonas como abrumadoras.
El procesamiento de pagos elimina la posibilidad de error humano, pero también libera al personal para que asuma tareas más valiosas. Un sistema automatizado puede manejar todas las tareas requeridas para crear y enviar pagos, preparando un resumen de las transacciones a realizar, para que su empresa no pierda flexibilidad y siga existiendo una supervisión humana en caso necesario.
Procesamiento de órdenes de compra
Las compras en las empresas a veces son asumidas por los departamentos financieros porque hay varios factores a considerar, como la situación del flujo de caja y los acuerdos con los proveedores. A veces, esto puede dar lugar a procedimientos complejos, con varios pasos, necesidades de aprobación y condiciones comerciales.
La automatización del procesamiento de órdenes de compra puede aportar agilidad al proceso y, al mismo tiempo, brindar transparencia a cada transacción. Los usuarios de negocio pueden verificar cada necesidad de aprovisionamiento mediante el seguimiento de las órdenes de compra, que se han creado automáticamente de acuerdo con las necesidades informadas por otros departamentos y las reglas de negocio puestas implementadas.
Planificación Presupuestaria
Obtener detalles con la ayuda de tareas automatizadas de varios informes y sistemas ayuda a crear informes de pronóstico con precisión. Gracias a la automatización se pueden elaborar nuevos informes basados en datos históricos e información actual, dando soporte a quienes toman las decisiones. Los informes comparativos y las tendencias se pueden elaborar sin intervención manual, evitando errores humanos durante la preparación.
Conciliación Bancaria
En tiempos de incertidumbre, las empresas tienen una mayor necesidad de comprobar con frecuencia su estado de tesorería. Se requiere una cantidad significativa de horas de trabajo para garantizar que las comparaciones de saldos y la contabilidad sean precisas. También se requieren inicios de sesión en diferentes sistemas para recopilar información para esta tarea, lo que hace que este proceso sea tedioso, propenso a errores y repetitivo.
La implementación de herramientas de automatización como RPA puede brindar alivio al departamento de contabilidad, porque las conciliaciones se realizan automáticamente con una intervención humana mínima (generalmente solo se requiere cuando los datos reflejan desajustes).
Resumen
Las tareas repetitivas y monótonas mantienen a los empleados desconectados y condenados a realizar trabajos de bajo nivel que aportan poco valor. Los cuellos de botella en el flujo de trabajo y los posibles errores humanos obstaculizan la productividad y reducen la competitividad de las empresas. Automatizar los procesos de negocio, encontrar las tareas más repetitivas e implementarlas con herramientas como KuFlow puede traer aire fresco a los departamentos. Este tipo de soluciones no solo proporcionan más agilidad al negocio, sino que también brindan la oportunidad de dar a los empleados un cometido más importante en la empresa.
KuFlow es un motor de flujo de trabajo basado en el paradigma de “workflow as code”. Proporcionarmos soluciones de automatización que pueden automatizar sus procesos comerciales sin problemas, lo que lleva a una reducción de los procesos manuales y empodera a los equipos.
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