Mejora tu estrategia de ventas: libera el poder de la automatización

Publicado el 19-12-2023 por KuFlow Team

Credits: Pexels

A medida que evoluciona el escenario profesional de los procesos comerciales y de ventas, la automatización se convierte en piedra angular de la estrategia para impulsar la eficiencia y lograr resultados óptimos.

Para los directores comerciales y expertos en ventas, el cambio de paradigma hacia flujos de trabajo automatizados no es sólo una tendencia sino una necesidad.

En este artículo profundizamos en el poder transformador de la automatización de procesos de negocio, analizando sus aplicaciones en cada etapa del ciclo de ventas.

Nuestro objetivo con este recopilatorio es proporcionar conocimientos sobre cómo aprovechar la tecnología para optimizar las operaciones, mejorar la experiencia de cliente y, en última instancia, impulsar el éxito de los equipos de ventas.

¿Cómo definimos la automatización?

La automatización de ventas es el proceso de usar software y herramientas para automatizar los procesos de ventas, incluida la generación de leads, el marketing por correo electrónico y la previsión de ventas.

En otras palabras, definimos la automatización de ventas como cualquier tecnología que pueda replicar la capacidad cognitiva humana (como el razonamiento lógico o el reconocimiento de patrones) y tareas mecánicas, reduciendo así el trabajo manual en un proceso de ventas determinado.

Si bien hay múltiples tecnologías disponibles, generalmente hay cinco tecnologías centrales para los esfuerzos de automatización de ventas:

• aprendizaje automático (machine learning, ML)
• robotic process automation (RPA)
• procesamiento de lenguaje natural (natural language processing, NLP)
• smart workflows
• agentes virtuales

Actualmente, el aprendizaje automático (machine learning) y la automatización con RPA son las dos tecnologías más populares en ventas.

Por qué necesitamos automatizar las ventas

La automatización de ventas proporciona al equipo comercial las herramientas que necesitan para cerrar más acuerdos sin sacrificar la calidad de las interacciones humanas.

Según una investigación de McKinsey, existe una alta correlación entre el tiempo que los representantes de ventas pasan con los clientes y la productividad de las ventas.

En promedio, los representantes de ventas de alto rendimiento pasan un 20-25% más de tiempo con los clientes que los representantes de bajo rendimiento. Las empresas que estandarizan y automatizan actividades no relacionadas con los clientes, como tareas administrativas, liberan tiempo para actividades que impulsan directamente el rendimiento, como la identificación de oportunidades, la preparación para negociaciones y la interacción con el cliente.

Solo el 34% del tiempo promedio de un vendedor se dedica a vender. Mientras que el resto de su tiempo se gasta en tareas administrativas como:

• Entrada de datos
• Asistencia a reuniones internas
• Escritura de correos electrónicos
• Capacitación
• Programación de reuniones
• Prospección, búsqueda de información de contacto e investigación de leads
• Investigación de consejos de ventas y lectura de noticias de la industria

Beneficios de la automatización de ventas

A través de una automatización de ventas efectiva, puedes esperar los siguientes beneficios en tus operaciones diarias:

• Aumento de la productividad
• Ahorro de tiempo
• Aceleración de tus ventas
• Consistencia en los datos de ventas
• Mejor gestión de acuerdos
• Enfoque en leads de alta calidad
• Mejor comunicación y colaboración
• Recordatorios de tareas
• Facilitación de programación
• Mejores informes

Beneficios para los representantes de ventas

Los representantes de ventas logran resultados óptimos cuando destinan una parte significativa de su tiempo a la prospección y el cultivo de relaciones. La automatización del proceso de ventas sirve como un valioso mecanismo de apoyo, aliviando al equipo de ventas de las cargas de numerosas tareas manuales involucradas en la identificación y el cultivo de leads.

Por ejemplo, la automatización del proceso puede ayudar a:

• Liberar más tiempo para la prospección
• Proporcionar una visualización del embudo de ventas
• Automatizar correos electrónicos y notificaciones
• Reducir el trabajo manual y la entrada de datos
• Eliminar tareas repetitivas
• Crear flujos de trabajo consistentes
• Construir un proceso consistente y estructurado

Beneficios para los gerentes de ventas

Los gerentes de ventas también se benefician de la automatización. Para ellos, obtener una vista clara y comprensión del proceso de ventas, el embudo de ventas y el rendimiento de su equipo es indispensable para dar forma a iniciativas estratégicas y alcanzar objetivos establecidos.

Por ejemplo, la automatización ayuda a los gerentes de ventas a:

• Definir el ciclo de ventas promedio
• Determinar las tasas de conversión
• Seguir el rendimiento del equipo
• Identificar cuellos de botella
• Detectar problemas en el embudo de ventas
• Gestionar plazos
• Automatizar aprobaciones
• Supervisar el progreso hacia metas y objetivos de ventas

Cómo aplicar la automatización en ventas

Estrategia y planificación de ventas

• Recopilación de inteligencia de mercado
  • Para crear una campaña dirigida, el equipo de marketing debe clasificar y validar la demografía del público objetivo de la empresa o los datos de los clientes. Esto suele conllevar limpiar, filtrar, copiar y pegar grandes conjuntos de datos desde la fuente hasta la base de datos de la empresa.
  • Los bots de automatización pueden programarse para completar estos pasos en intervalos determinados (por ejemplo, cada dos semanas) y así proporcionar a los especialistas en marketing un flujo constante de datos de alta calidad.
• Perfilado de clientes para prevenir la pérdida
  • El análisis automatizado del comportamiento del cliente permite intervenciones oportunas y personalizadas, reduciendo el riesgo de pérdida. La precisión y agilidad garantizan una mayor retención y satisfacción.
• Informes
  • Los bots pueden recopilar datos de diferentes plataformas comerciales, como CRMs, ERPs, cuentas de redes sociales y otros repositorios de datos, para crear automáticamente informes de análisis.

Gestión de leads

• Captura de leads
  • Las empresas suelen ofrecer un libro electrónico o una demostración para mostrar sus productos a clientes potenciales a cambio de su dirección de correo electrónico, datos personales (nombre, edad, género) y datos profesionales (cargo, posición).
  • Un bot puede capturar automáticamente esta información y almacenarla en la base de datos para evaluar los leads.
  • Otros ejemplos:
    • Enviar instantáneamente leads desde los formularios de tu sitio web directamente a tu herramienta de marketing por correo electrónico
    • Añadir automáticamente leads de campañas publicitarias a tu CRM
    • Enviar leads que se inscriben en webinars o eventos directamente a tu CRM
• Enriquecimiento de leads
  • El enriquecimiento de leads es el proceso de completar la ausencia de ciertos datos, como la dirección de correo electrónico, nombre y apellido, u otra información esencial del contacto. Esto puede ser un enfoque tedioso y que consume mucho tiempo para la entrada de datos.
  • El enriquecimiento automático de leads proporciona a los representantes de ventas un perfil completo del prospecto para nutrir la relación y avanzar en la conexión, sin tener que dedicar esfuerzos manuales en ello.
  • Asignación y completado de datos de leads
    • El software de automatización de ventas puede analizar los leads en tu embudo de ventas y asignarlos a los representantes más capacitados. Utiliza varios factores como la ubicación geográfica, la experiencia y otros criterios específicos para asignar representantes a un prospecto. Esto puede mejorar la tasa de conversión.
    • Una herramienta de automatización de ventas utiliza datos estáticos e ideas de leads anteriores para crear un perfil objetivo de prospecto. De esta manera, se puede automatizar el proceso de generación de leads y encontrarnos con los prospectos ideales que mejor se adapten a nuestros servicios. Esto permite que los representantes dediquen menos tiempo a la prospección y concentrarse en convertir a esos prospectos ya identificados.
  • Puntuación de leads para evaluación y priorización de leads
    • Una vez que se recopila la información, los equipos de marketing y ventas pueden analizar los datos para evaluar la idoneidad de los leads.
    • Un sistema automatizado puede evaluar la información de miles de leads potenciales comparando sus datos con un conjunto predeterminado de parámetros. Por ejemplo, el algoritmo puede programarse para descartar los datos de un usuario si han dejado vacío su "ocupación".
• Personalización de propuestas
  • Es posible extraer automáticamente del CRM cierta información clave, tal como códigos de productos o preferencias de pago, a la hora de crear propuestas personalizadas para los clientes potenciales.
  • En lugar de que el personal copie y pegue estos datos del CRM en un documento, la tecnología RPA puede procesar pantallas (web scraping) para automatizar la personalización de propuestas.
• Automatización del seguimiento de ventas e interacción con leads impulsada por bots
  • Los seguimientos manuales pueden llevar mucho tiempo. Escribir correos electrónicos de seguimiento cada vez o pegar los mismos correos electrónicos de seguimiento una y otra vez solo reducirá la productividad de los comerciales. Para evitarlo, se puede simplemente crear algunas plantillas y luego automatizarlas. En esencia, programar correos electrónicos de seguimiento para asegurarnos de que se está persiguiendo a cada lead valioso dos o tres veces.
  • Esto puede ser una práctica útil para el equipo de ventas. Gracias a la automatización de las ventas, puedes estar siempre al tanto de lo que piensan tus leads, en qué etapa de la toma de decisiones se encuentran y si siquiera están considerando tu producto o servicio. Toda esta información puede brindar una mayor claridad sobre la estrategia de ventas.
• Mantener actualizada la información de los leads
  • Es posible mantener todos los sistemas de información que respaldan la gestión de las ventas en una empresa a través de mecanismos automatizados que eviten tareas manuales que consumen tiempo.
  • Algunos ejemplos:
    • Enviar instantáneamente la información del lead desde el CRM a la plataforma de marketing por correo electrónico
    • Actualizar la información de la aplicación de seguimiento de leads cuando los clientes realicen un pago
    • Compartir la información del lead desde el CRM con las herramientas publicitarias de la compañía
• Otros ejemplos de automatización en la gestión de leads
  • Comunicarse automáticamente con los leads después de que hayan realizado una compra
  • Enviar recordatorios de reuniones (con agendas) a los leads
  • Enviar un mensaje instantáneamente a un lead cuando complete un formulario

Configuración, precios y cotización

• Precios
  • La fijación dinámica de precios es una estrategia de pricing mediante la cual las empresas pueden cambiar marginalmente sus precios en tiempo real en relación con sus competidores, para obtener una ventaja competitiva.
  • Especialmente para empresas en ciertos mercados muy competitivos, como la industria hotelera (por ejemplo, precios de habitaciones de hotel) y la industria de la aviación (por ejemplo, precios de billetes de avión) donde varios vendedores están vendiendo los mismos productos, la fijación dinámica de precios puede ser una estrategia rentable.
  • Los algoritmos automatizados pueden adaptar los precios en tiempo real, asegurando competitividad y maximizando los ingresos en mercados en evolución.
• Información de precios de competidores
  • Las empresas pueden aprovechar el procesamiento de webs que utilizan RPA para recopilar automáticamente información de precios de los sitios web de los competidores y compararla con la suya.
  • Luego, en función de los márgenes preestablecidos, ~5% por ejemplo, el RPA cambia automáticamente el precio mientras exista una ventana de oportunidad. Y si los movimientos de precios son tan anormales que requerirían supervisión y aprobación del personal para cualquier cambio, se puede enviar una notificación correspondiente.
• Flujo de trabajo de gestión de descuentos
  • Dentro del panorama de ventas automatizadas, un flujo de trabajo de gestión de descuentos es fundamental. La automatización simplifica la aplicación y el seguimiento de descuentos, asegurando precisión en las ofertas y contribuyendo a un proceso de ventas fluido y eficiente.

Gestión de pedidos

• Chatbots
  • Los chatbots permiten a las empresas volver a conectar con clientes potenciales que se han quedado atascados en el proceso de compra, creando nuevas oportunidades sin esfuerzo humano adicional. El bot selecciona independientemente a los clientes, se comunica con ellos a través de mensajes de texto o correo electrónico, utiliza procesamiento de lenguaje natural para comprender el contexto de su respuesta y responde en consecuencia para impulsar la conversión. Esta solución puede aumentar el tiempo de venta de los representantes, al tiempo que aumenta la transparencia y la conversión de oportunidades.
• Generación de propuestas de pedidos y RFP
  • Ya sea a través de un sitio web o un correo electrónico, los bots de RPA pueden programarse para recopilar todos los datos del pedido de diversos canales de ventas e ingresarlos en el software de gestión de pedidos.
• Seguimiento de SLA
  • Los flujos de trabajo automatizados simplifican el monitoreo, alertando a los equipos sobre posibles incumplimientos y optimizando la eficiencia general en la entrega de servicios.
• Flujos de trabajo para cuentas por cobrar y cuentas por pagar
  • Si el pago se debe recibir después de que se realiza la venta, o si se pospone por alguna razón, se puede enviar un correo electrónico automático con un portal de pago al cliente, recordándole educadamente su obligación y permitiéndole saldar instantáneamente sus deudas.
• Flujos de trabajo inteligentes
  • Facturación al cliente
    • Los datos (nombre del cliente, dirección, método de entrega, método de pago) de diversos canales de ventas se registran e imprimen automáticamente en la factura.
  • Gestión de inventario
    • En lugar de que el representante de ventas se comunique con el almacén para verificar la disponibilidad de stocks, un sistema automatizado puede darle esa información sin mayor esfuerzo.

Actividades posventa

• Recomendaciones de venta cruzada / adicional
  • La automatización potencia a las empresas proporcionando a sus usuarios recomendaciones de venta cruzada o adicional, aprovechando los datos del cliente para sugerencias personalizadas. Al simplificar el proceso de ventas, mejora la participación del cliente y maximiza las oportunidades de ingresos en cada interacción.
• Optimización del recorrido del cliente
  • La automatización de procesos robóticos y agentes virtuales pueden utilizarse para reinventar el customer journey y crear un proceso en línea sin problemas para pedidos, seguimiento y gestión de consultas.
• Activación de productos
  • Los bots pueden preparar certificados de licencia para nuevos clientes y crear correos electrónicos que proporcionen a los clientes las claves de licencia para activar sus compras. Los bots verifican que un pedido sea válido y movilizan procesos internos, como financieros y legales, a partir de la activación. El bot puede ahorrar a los equipos de operaciones de ventas cientos de horas al año y permitir que los clientes activen sus productos mucho más rápido que antes.
• Renovación automática de contratos y avisos de renovación
  • Los bots de automatización pueden programarse para recopilar datos de la lista de clientes y comunicarse automáticamente con ellos una semana antes de que termine su suscripción.
  • Es posible crear correos electrónicos personalizados para enviar a los clientes avisos de renovación de suscripciones.
• Para la gestión de feedback del cliente, las soluciones basadas en RPA y NLP (procesamiento de lenguaje natural) pueden agilizar la recopilación y categorización de comentarios para resoluciones más rápidas.

Conclusiones clave

Trabaja de forma más inteligente, no con más intensidad

Las empresas deben considerar la automatización no como un reemplazo de su fuerza de ventas, sino como una herramienta poderosa que complementa a los vendedores, los libera de tareas de bajo valor añadido y aumenta su eficiencia.

Cuanto más estandarizado, mejor

Para aprovechar los beneficios de la automatización de ventas, sus líderes deben reconocer primero que, aunque cualquiera puede implementar la automatización de ventas y obtener sus beneficios, aquellas organizaciones con procesos de ventas estandarizados y funciones de soporte de ventas centralizadas suelen obtener beneficios mayores de la automatización y ven impactos más rápidos que sus pares. Esto se debe a que sus costos de integración de datos, implementación tecnológica y gestión del cambio son más bajos.

De manera similar, un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) adecuado y una adecuada arquitectura tecnológica generalmente ayudan a mejorar la escalabilidad de las soluciones de automatización. Cuanto más ligeros, simplificados y digitalizados sean los procesos internos de ventas, más rápido se puede implementar la automatización básica y se pueden implementar soluciones más avanzadas, como RPA o machine learning.

La gestión del cambio es clave

Para que los programas de automatización sean efectivos, los vendedores necesitan trabajar de manera diferente. La gestión del cambio implica:

• Capacitar a los representantes y gerentes (las empresas líderes capacitan a los representantes de ventas tanto en sesiones formativas como en el propio día a día).
• Seguimiento del impacto a través de indicadores clave de rendimiento (KPI), tiempo ahorrado o el valor monetario de la conversión de clientes automatizada.
• Establecer incentivos apropiados.
• Comunicarse con todas las partes interesadas relevantes (debería establecerse una cadencia de comunicación periódica para involucrar e informar a los representantes de ventas).

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