Nueva estructura: mensajes en Flujos de Trabajo

Publicado el 19-09-2024 por KuFlow

Credits: KuFlow

De tareas a mensajes para una experiencia más fluida en la gestión de procesos

En el mundo empresarial actual, la agilidad y la eficiencia son dos factores clave para el éxito. Las organizaciones buscan continuamente herramientas que les permitan gestionar sus procesos de manera más efectiva, sin perder de vista la experiencia de los usuarios.

En KuFlow, entendemos la importancia de crear plataformas que no solo optimicen los flujos de trabajo, sino que también ofrezcan una experiencia de uso intuitiva y agradable. Por eso, hemos realizado una evolución importante en nuestra plataforma: la estructura de los procesos ha pasado de estar basada en tareas a estar organizada en mensajes.

Este cambio representa un avance significativo en la manera en que los usuarios interactúan con los flujos de trabajo dentro de KuFlow, lo que se traduce en una gestión más fluida y eficiente de los procesos de negocio. Pero, ¿en qué consiste esta transformación y por qué es tan relevante? Este artículo permitirá conocer los principales detalles.

De tareas a mensajes: una nueva forma de interactuar con los flujos de trabajo

Hasta hace poco, la estructura de un proceso en KuFlow estaba basada en Tareas. Cada tarea representaba un paso dentro del flujo de trabajo de una organización, y podía ser ejecutada tanto por humanos como por sistemas automáticos.

Estas tareas constituyen los componentes fundamentales de cualquier proceso de negocio, proporcionando momentos clave para la recopilación de información, la interacción con sistemas externos, la presentación de datos a los usuarios, entre otras funciones esenciales para la correcta ejecución del flujo de trabajo.

Cada tarea se mostraba en una pantalla independiente, lo que permitía a los usuarios gestionar los diferentes pasos del proceso de manera ordenada, pero con cierta fragmentación en la experiencia. Aunque esta estructura era efectiva, algunos usuarios podían sentir que el flujo se volvía algo rígido, con interrupciones en el momento de pasar de una tarea a la siguiente, lo que afectaba la percepción de avance.

Con nuestra última actualización, en KuFlow hemos rediseñado esta experiencia. Ahora, en lugar de tareas separadas, los procesos se estructuran como una secuencia de mensajes, similar a una conversación en un chat. Cada paso del proceso, ya sea realizado por un usuario o por un sistema automático, aparece como un mensaje en la interfaz:

Este cambio no solo mejora la fluidez de la experiencia, sino que también facilita la visualización de la secuencia de acciones, permitiendo a los usuarios tener un mayor control sobre lo que está ocurriendo en el proceso de principio a fin.

Una interfaz más intuitiva y fluida

La transformación hacia una estructura basada en mensajes ofrece múltiples beneficios para los usuarios. El más evidente es la simplicidad. Al asemejar la interfaz de usuario a una conversación, las organizaciones que utilizan KuFlow pueden seguir el desarrollo del proceso de una manera más intuitiva y natural. Esto se traduce en una mejor percepción de avance continuo y una menor necesidad de cambiar entre pantallas o contextos.

En lugar de percibir el proceso como una serie de tareas aisladas, los usuarios pueden visualizar el flujo de trabajo como una conversación dinámica, en la que cada mensaje representa un paso hacia la consecución del objetivo final. Esto no solo mejora la usabilidad, sino que también refuerza la transparencia y la comprensión del proceso en sí, ya que todos los mensajes (ya sean generados por usuarios o sistemas) quedan fácilmente accesibles y ordenados cronológicamente.

Más que solo texto: mensajes enriquecidos con datos

Uno de los aspectos más poderosos de esta nueva estructura es que los mensajes no se limitan a ser simples frases en texto. Cada mensaje puede contener formularios, documentos y datos asociados que pueden provenir de APIs externas o de sistemas de terceros. Esto permite una interacción mucho más rica y productiva dentro del flujo de trabajo, ya que la información relevante puede ser compartida y utilizada en tiempo real dentro del mismo proceso.

Por ejemplo, si en un paso del proceso es necesario obtener información de una base de datos externa o de un sistema de gestión empresarial (ERP), el mensaje que se genera en KuFlow puede incluir automáticamente los datos obtenidos. Estos datos no solo se muestran como parte del mensaje, sino que también pueden ser utilizados para influir en los siguientes pasos del proceso, permitiendo una automatización aún más sofisticada y eficiente.

Un salto en la experiencia de usuario y en la gestión de procesos

Este cambio en la estructura de los procesos dentro de KuFlow no solo optimiza la experiencia de usuario, sino que también ofrece nuevas oportunidades para que las organizaciones mejoren la manera en que gestionan sus flujos de trabajo. La posibilidad de estructurar los procesos como una secuencia de mensajes facilita la colaboración entre los diferentes actores de un proceso, ya que la información está siempre accesible y ordenada de manera natural.

Además, este enfoque basado en mensajes fomenta un avance más fluido en los procesos, lo que puede reducir los tiempos de espera y aumentar la productividad. Al permitir una interacción más continua y menos fragmentada, las organizaciones pueden tener una mejor visión de lo que está ocurriendo en cada momento y reaccionar más rápidamente ante posibles cuellos de botella o incidencias.

Es importante destacar que, aunque hemos introducido esta nueva estructura basada en mensajes, no hemos eliminado la posibilidad de crear y asignar tareas. Las tareas siguen estando disponibles en KuFlow, pero ahora se presentan de una manera más intuitiva, integradas dentro de una interfaz más amigable y menos transaccional. Este enfoque permite a los usuarios gestionar sus procesos de forma más fluida, sin perder la capacidad de asignar y completar tareas de manera estructurada cuando sea necesario. En definitiva, hemos enriquecido el modelo para ofrecer una experiencia más flexible y natural, manteniendo toda la funcionalidad ya existente.

Conclusión: evolucionando la plataforma para una experiencia más humana

En KuFlow, seguimos trabajando para ofrecer a nuestros usuarios una plataforma que no solo sea potente y flexible, sino también intuitiva y agradable de utilizar.

Con esta nueva estructura basada en mensajes, hemos dado un paso importante hacia una experiencia más humana, en la que los procesos fluyen de manera más natural y continua.

Al transformar la gestión de flujos de trabajo en algo tan simple como seguir una conversación, KuFlow permite a las organizaciones centrarse en lo que realmente importa: cumplir con sus objetivos de negocio de manera eficiente, sin complicaciones innecesarias.